Сегодня мы как всегда рассмотрим интересную тему: правильный разговор по телефону или как вежливо вести разговор по телефону. Современные времена предоставляют человеку большие возможности, которые облегчают его жизнь. К числу полезных вещей можно отнести обычный телефон, а также мобильный телефон. С помощью разговора по телефону можно легко узнать о человеке несколько интересных моментов: характер, его качества, его отношение к другим и т.п.
С помощью телефона мы легко может связаться с человеком, который находится за 1000 км от нас. Это очень удобно, а главное — это экономит время, которого нам так не хватает. Но когда в Вашем телефоне раздаётся очередной звонок, говорящий Вам о том, что Вы кому-то нужны, то для начала его нужно правильно принять. Ниже будут написаны правила, которые помогут Вам культурно отвечать на вызовы, а также исправить большинство ошибок при разговоре по телефону.
- Отвечать или не отвечать на звонок? – если Вы серьёзно заняты в этот момент, то телефон можно и отложить на второй план. Например, если Вы заполняете документ, который не терпит ошибок, исправлений, а требует особой ответственности и внимания, то после разговора можно легко утерять мысль и ошибиться.
- Какие первые слова должны быть при ответе на звонок? – чаще всего первыми словами являются: «Да», «Алло», «Слушаю», «Говорите» и т.п. Специалисты по научной организации труда рекомендуют заменить эти выражения на более информативные. Т.е. отвечать на вызов по телефону не «Алло», а более интеллигентно, например «Петрушкин Василий Викторович вас слушает…», «Отдел 27», «Охранник Иванов» и т.д. В итоге Вы тратите больше время на проговаривание, но создаёте деловой тон всему разговору.
-
Как пригласить коллегу к телефону? – случается, и такое, когда Вас попросили пригласить к телефону коллегу. Таких случаев целая гора, но всё же отнестись к этому нужно серьёзно. В идеале ответ должен быть таким: «Сейчас… Афанасий Григорьевич, вас!» — всё, остаётся только аккуратно положить трубку на стол. Не стоит тянуть время: «Алло!…Одну минуту, сейчас я пойду и позову его, он на месте и рад будет Вас слышать…».
Также не стоит пытаться выяснять, кто звонит и с какой целью. Кстати, при обращении к своему коллеги, желательно отодвинуть трубку ото рта, дабы сохранить органы слуха собеседника. - Как сказать, что коллеги нет на месте? – если коллеги нет на месте, то желательно ответить так: «Его нет на месте. Будет тогда-то. Может быть ему что-то передать?». Если требуется что-то передать, то обязательно запишите на листочке и оставьте на столе коллеги. Не стоит отвечать кратко: «Его нет», потому что спустя несколько минут раздастся звонок, и тот же человек будет спрашивать: «А где он (коллега)?». Так что лучше проинформировать собеседника.
Как видите всё очень просто. Правильный разговор по телефону это прежде всего уважение к собеседнику. Нужно стараться быть деликатным, не ссориться, не кричать и не нервничать во время разговора. Кстати, прежде чем ответить подумайте, нужно ли вообще принимать звонок.
Как звонить первому?
Выше мы рассматривали правила разговора по телефону, при котором первым звонили не Вы, а звонили Вам. Сейчас мы рассмотрим случаи, когда первым будете звонить именно Вы. В принципе ничего сложного нет.
По-прежнему нужно помнить об уважении к собеседнику, вести себя спокойно и быть деликатным. Кстати разговор по телефону будет намного приятней, если воздержаться от своих вредных привычек.
-
В какое время лучше звонить собеседнику? – старайтесь совершать звонки во второй половине дня. Так как в первую половину дня Ваш собеседник может быть серьёзно занят делами. - Какие первые слова Вы скажете? – сначала нужно представиться (назвать имя, отчество), затем спросить собеседника может ли он сейчас разговаривать, потом только задать интересующий Вас вопрос. Кстати, если вопрос будет длинным или будет использовано много «заковыристых слов», то рекомендую Вам преждевременно записать его на листочек бумаги. Такой метод помогает сэкономить время, а также задавать сложные вопросы ответственным людям.
- Как правильно дозваниваться до человека? – если нужно срочно дозвонится до одного человека, то лучше набирать его
номер непрерывно раз за разом. В случае если созвониться надо не с одним человеком, а с несколькими, то лучше воспользоваться способом регулярных наборов. Для этого нужно создать список людей, которым следует позвонить и уже после составления поочерёдно звонить.
Если абонент не отвечает, то не тратьте время и переходите на следующего человека. Ведь тот, кому Вы дозваниваетесь, может быть сильно занят, пить кофе, не быть на месте и т.д. Кстати, после 1 часа в такой обстановке следует 1 часок отдохнуть – расслабить мозги.
Это были основные правила общения по телефону (этика общения). Как видите, ничего сверхвысокого здесь нет. Всё что нужно так это уважение, вежливость, деликатность и умение заботиться об окружающих. Желаю Вам успехов при общении с любым человеком)))